Wer als selbstständiger Handwerker nebenbei noch einen Hauptberuf ausübt oder sich als Rentner etwas dazuverdient, muss steuerlich aufpassen. Werden Gewinne erzielt, ist alles in Ordnung. Werden aber im Rahmen der selbstständigen Nebentätigkeit Verluste erwirtschaftet, kann es steuerlich problematisch werden.
Gründen Steuerzahler einen Betrieb im Nebenberuf, gelten für sie steuerlich dieselben Regeln wie für jeden „Vollzeit-Selbstständigen“ auch. Erzielt ein Nebenberufs-Selbstständiger nun Verluste, hat das Finanzamt in der Regel Zweifel an der Gewinnerzielungsabsicht. Mit anderen Worten: Es wird insgeheim vermutet, dass die Selbstständigkeit nur vorgeschoben wird, um ein Hobby auf Kosten des Finanzamts auszuleben. Das Finanzamt ist deshalb bei Verlusten misstrauisch und streng, weil die Verluste aus dem selbstständigen Nebenberuf mit anderen Einkünften steuersparend verrechnet werden dürfen.
Werden im Gründungsjahr Verluste erzielt und es handelt sich um einen Nebenberufs-Selbstständigen, wird das Finanzamt den Steuerbescheid nur vorläufig nach § 165 Abgabenordnung erlassen. Dann findet sich im Kleingedruckten der Hinweis, dass die Verluste nur vorläufig anerkannt werden – hinsichtlich einer möglichen fehlenden Gewinnerzielungsabsicht. Im Fachjargon spricht man auch von Liebhaberei.
Dass der Steuerbescheid vorläufig erlassen wird, bedeutet Folgendes:
Praxis-Tipp: Totalgewinn bedeutet, dass innerhalb des Zeitraums von fünf bis acht Jahren insgesamt mindestens ein Euro Gewinn erzielt wird. Das Finanzamt summiert die Verluste bei Zweifeln zur fehlenden Gewinnerzielungsabsicht der einzelnen Jahre und rechnet Gewinne dagegen. Stehen nach Ablauf von fünf bis acht Jahren insgesamt immer noch rote Zahlen, droht die rückwirkende Verlustkürzung.
Es gibt aber verschiedene Möglichkeiten, damit es trotz Verlusten erst gar nicht zu einer rückwirkenden Versagung der Verluste kommt.
Möglichkeit 1 – Änderung der Strategien: Dafür, dass trotz Verlusten eine Gewinnerzielungsabsicht besteht, spricht, dass der Nebenberufs-Selbständige seine Strategien ändert oder Maßnahmen ergreift, dass endlich schwarze Zahlen geschrieben werden. Folgende Maßnahmen könnten das Finanzamt davon überzeugen, dass eine Gewinnerzielungsabsicht besteht:
Die Maßnahmen, die ergriffen werden, um endlich Gewinne zu erzielen, sollten schriftlich festgehalten werden und dem Finanzamt im Zweifel als Nachweis für die Gewinnerzielungsabsicht vorgelegt werden.
Möglichkeit 2 – Aufgabe des Betriebs: Die zweite Möglichkeit, die Verluste zu behalten, ist die Aufgabe des Betriebs nach drei bis vier Jahren, wenn feststeht, dass mit der Selbstständigkeit trotz aller Bemühungen kein Gewinn erzielt werden kann.
Schriftlich und elektronisch Fahrtenbuch führen: Dos und Don´tsWenn ein Unternehmer ein Fahrtenbuch führt, muss er einige Regeln beachten. Sonst droht Ärger bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Welche Fehler häufig gemacht werden und wie Unternehmer schon vor der Prüfung Rechtssicherheit schaffen können.
Für Unternehmer, die ihren betrieblichen Firmenwagen in nur sehr geringem Umfang für private Zwecke nutzen, ist die Führung eines Fahrtenbuchs empfehlenswert. Denn wird es nicht geführt, wird der zu versteuernde Privatanteil in der Regel nach der sogenannten Ein-Prozent-Regelung ermittelt. Das führt bei nur geringer Privatnutzung meist zu einem deutlich höheren Privatanteil. Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Hessen zeigt hier einen interessanten Ansatz, um Rechtssicherheit für das verwendete Fahrtenbuch zu schaffen.
Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch steuerlich anerkennt, sollten folgende Voraussetzungen eingehalten werden:
Nicht selten geben sich Unternehmer wirklich viel Mühe beim Führen ihres Fahrtenbuchs und sind am Ende des Tages enttäuscht und frustriert, wenn das Finanzamt das Buch trotzdem als steuerlich unwirksam einstuft. Folgende typische Gründe können zur steuerlichen Unwirksamkeit führen:
Excel: Die einzelnen Fahrten werden jeden Tag nach Feierabend in einer Excel-Tabelle erfasst. Das Problem dabei ist, dass bei Excel nachträgliche Änderungen vorgenommen werden können, ohne dass diese ersichtlich sind. Dadurch erfüllt ein Excel-Fahrtenbuch nicht die Voraussetzung für das Steuerrecht.
Cloud: Ähnlich wie bei Excel sind nachträgliche Änderungen nicht nachvollziehbar. Somit ist das Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke unbrauchbar.
Lose Blätter: Wer seine Fahrten auf einem Blatt Papier festhält und jeden Tag ein neues Blatt hinzufügt, hat kein geschlossenes Fahrtenbuch. Die einzelnen Seiten können hier nachträglich verändert und die Blätter ausgetauscht werden. Besser ist es, ein gebundenes Papierfahrtenbuch zu benutzen.
Nachschreiben: Gut gemeint, aber für steuerliche Zwecke fatal ist es, das Fahrtenbuch nachzuschreiben – etwa weil es im Laufe des Jahres stark verschmutzt wurde. Stellt der Prüfer fest, dass das Fahrtenbuch nachgeschrieben wurde, ist es ungültig, weil es nicht zeitnah geführt wurde.
Verspätung: Schädlich ist es auch, wenn das Fahrtenbuch nicht pünktlich zum 1. Januar des Jahres bzw. zum Zeitpunkt der Anschaffung des Fahrzeugs geführt wird. In diesem Fall sind die Aufzeichnungen für das Finanzamt unbrauchbar.
Interessant zum Thema Fahrtenbuch ist ein Urteil des Finanzgerichts Hessen (FG Hessen, Urteil v. 16.5.2023, Az. 3 K 1219/21). In diesem Streitfall hat ein Unternehmer dem Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch mit Aufzeichnungen vorgelegt und im Rahmen einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG darum gebeten, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch und die Art der Aufzeichnungen überprüft. Dieser Service des Finanzamts ist kostenlos und schafft die gewünschte Rechtssicherheit.
Der Unternehmer war in dem Urteilsfall nicht zufrieden mit den Aussagen des Finanzamts zum Fahrtenbuch und klagte. Zu Unrecht, wie die Richter klarstellten.
Praxis-Tipp: Dieses Urteil ging zwar zu Ungunsten des Unternehmers aus, zeigt aber Möglichkeiten auf, die Führung eines Fahrtenbuchs frühzeitig vom Finanzamt überprüfen zu lassen. Kommt das Finanzamt zu der Auffassung, dass die Aufzeichnungen steuerlich unbrauchbar sind, kann schnellstmöglich das Fahrtenbuch gewechselt werden. Noch besser als die Anrufungsauskunft: Den Steuerberater fragen. Denn dieser hat viele Mandanten und dürfte den besten Überblick haben, welche (elektronischen) Fahrtenbücher problemlos beim Finanzamt anerkannt werden.
W-IdNr Wann kommt die Wirtschafts-Identifikationsnummer?Im Herbst erhalten alle Unternehmen eine Wirtschafts-Identifikationsnummer. Auf welchem Wege diese verschickt wird und was sie von der Steuer- und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unterscheidet.
Ab dem 1. November 2024 startet die stufenweise Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.). Sie ist eine eindeutige ID für wirtschaftlich tätige natürliche Personen, juristische Personen und Personenvereinigungen. Verschickt wird sie automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern. Wirtschaftliche Tätige, die bereits über eine Umsatzsteuer-Identifikationnummer (USt-IdNr.) verfügen, bekommen die neue Nummer über eine öffentliche Mitteilung. Solche, die keine USt-IdNr. haben, bekommen die Mitteilung über die Steuersoftware Elster.
Wer bis Ende November keine solche ID erhalten hat, erleidet keine Nachteile. Die Angabe der W-IdNr. ist bis zum 31. Dezember 2026 nicht verpflichtend. Die Steuererklärungen sind weiterhin wie gewohnt mit der Steuer-Identifikationsnummer abzugeben. Diese bleibt zudem bestehen. Sie ist ein eindeutiges Identifikationsmerkmal jeder natürlichen Person. Jeder Deutsche besitzt eine.
Darüber hinaus ersetzt die W-IdNr. auch die USt-IdNr. nicht.
Durch die Einführung der W-IdNr. soll die Kommunikation zwischen den wirtschaftlich Tätigen und Behörden sowie zwischen den Behörden untereinander vereinfacht werden. Langfristig soll es also unbürokratischer und einfacher werden.