Schriftlich und elektronisch Fahrtenbuch führen: Dos und Don´ts

Wenn ein Unternehmer ein Fahrtenbuch führt, muss er einige Regeln beachten. Sonst droht Ärger bei einer Prüfung durch das Finanzamt. Welche Fehler häufig gemacht werden und wie Unternehmer schon vor der Prüfung Rechtssicherheit schaffen können.

Für Unternehmer, die ihren betrieblichen Firmenwagen in nur sehr geringem Umfang für private Zwecke nutzen, ist die Führung eines Fahrtenbuchs empfehlenswert. Denn wird es nicht geführt, wird der zu versteuernde Privatanteil in der Regel nach der sogenannten Ein-Prozent-Regelung ermittelt. Das führt bei nur geringer Privatnutzung meist zu einem deutlich höheren Privatanteil. Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Hessen zeigt hier einen interessanten Ansatz, um Rechtssicherheit für das verwendete Fahrtenbuch zu schaffen.

Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch steuerlich anerkennt, sollten folgende Voraussetzungen eingehalten werden:

• Es sind alle Fahrten aufzuzeichnen.
• Aufzuzeichnen sind Route, zurückgelegte Kilometer sowie der Grund der Fahrt.
• Es muss zeitnah geführt werden.
• Es muss lückenlos geführt werden.
• Es muss ein in sich geschlossenes System sein, nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein.

Typische Fehler beim Führen eines Fahrtenbuchs

Nicht selten geben sich Unternehmer wirklich viel Mühe beim Führen ihres Fahrtenbuchs und sind am Ende des Tages enttäuscht und frustriert, wenn das Finanzamt das Buch trotzdem als steuerlich unwirksam einstuft. Folgende typische Gründe können zur steuerlichen Unwirksamkeit führen:

Excel: Die einzelnen Fahrten werden jeden Tag nach Feierabend in einer Excel-Tabelle erfasst. Das Problem dabei ist, dass bei Excel nachträgliche Änderungen vorgenommen werden können, ohne dass diese ersichtlich sind. Dadurch erfüllt ein Excel-Fahrtenbuch nicht die Voraussetzung für das Steuerrecht.

Cloud: Ähnlich wie bei Excel sind nachträgliche Änderungen nicht nachvollziehbar. Somit ist das Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke unbrauchbar.

Lose Blätter: Wer seine Fahrten auf einem Blatt Papier festhält und jeden Tag ein neues Blatt hinzufügt, hat kein geschlossenes Fahrtenbuch. Die einzelnen Seiten können hier nachträglich verändert und die Blätter ausgetauscht werden. Besser ist es, ein gebundenes Papierfahrtenbuch zu benutzen.

Nachschreiben: Gut gemeint, aber für steuerliche Zwecke fatal ist es, das Fahrtenbuch nachzuschreiben – etwa weil es im Laufe des Jahres stark verschmutzt wurde. Stellt der Prüfer fest, dass das Fahrtenbuch nachgeschrieben wurde, ist es ungültig, weil es nicht zeitnah geführt wurde.

Verspätung: Schädlich ist es auch, wenn das Fahrtenbuch nicht pünktlich zum 1. Januar des Jahres bzw. zum Zeitpunkt der Anschaffung des Fahrzeugs geführt wird. In diesem Fall sind die Aufzeichnungen für das Finanzamt unbrauchbar.

Anrufungsauskunft zum Fahrtenbuch

Interessant zum Thema Fahrtenbuch ist ein Urteil des Finanzgerichts Hessen (FG Hessen, Urteil v. 16.5.2023, Az. 3 K 1219/21). In diesem Streitfall hat ein Unternehmer dem Finanzamt ein elektronisches Fahrtenbuch mit Aufzeichnungen vorgelegt und im Rahmen einer Anrufungsauskunft nach § 42e EStG darum gebeten, dass das Finanzamt das Fahrtenbuch und die Art der Aufzeichnungen überprüft. Dieser Service des Finanzamts ist kostenlos und schafft die gewünschte Rechtssicherheit.

Der Unternehmer war in dem Urteilsfall nicht zufrieden mit den Aussagen des Finanzamts zum Fahrtenbuch und klagte. Zu Unrecht, wie die Richter klarstellten.

Praxis-Tipp: Dieses Urteil ging zwar zu Ungunsten des Unternehmers aus, zeigt aber Möglichkeiten auf, die Führung eines Fahrtenbuchs frühzeitig vom Finanzamt überprüfen zu lassen. Kommt das Finanzamt zu der Auffassung, dass die Aufzeichnungen steuerlich unbrauchbar sind, kann schnellstmöglich das Fahrtenbuch gewechselt werden. Noch besser als die Anrufungsauskunft: Den Steuerberater fragen. Denn dieser hat viele Mandanten und dürfte den besten Überblick haben, welche (elektronischen) Fahrtenbücher problemlos beim Finanzamt anerkannt werden.