Steuerabzug: So muss das Arbeitszimmer aussehen

By Melanie Fussnegger, Allgemein, Kanzlei News, Steuertipps

Wer sein Arbeitszimmer bei der Steuer geltend machen möchte, muss einige Voraussetzungen beachten. Private Nutzung ist nur in geringem Umfang erlaubt, weshalb man das Zimmer fotografieren und ein Tagebuch führen sollte. Wie das Zimmer aussehen muss und wie viel Geld pro Tag abgesetzt werden darf: Die wichtigsten Steuer-Tipps zum Arbeitszimmer.

Damit Sie überhaupt einen Cent der Kosten des häuslichen Arbeitszimmers als Betriebsausgaben verbuchen können, müssen Sie nachweisen können, dass das Arbeitszimmer nahezu ausschließlich betrieblich genutzt wird.

Praxis-Tipp: Eine nahezu ausschließlich betriebliche Nutzung des Arbeitszimmers liegt vor, wenn Sie den Raum zu Hause mindestens zu 90 Prozent betrieblich nutzen. Bei Unterschreitung dieser Grenze, lässt das Finanzamt keinen Betriebsausgabenabzug zu. Auch nicht anteilig.

So weisen Sie die betriebliche Nutzung nach

Die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung können Sie gegenüber dem Finanzamt durch folgende Nachweise und schriftliche Stellungnahmen glaubhaft machen:

1Führen Sie für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten eine Art Tagebuch und halten Sie fest, zu welcher Zeit das Arbeitszimmer betrieblich, privat oder gar nicht genutzt wurde. Beträgt die Privatnutzung nicht mehr als zehn Prozent, steht dem Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer nichts im Weg.
2Achten Sie darauf, dass in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer keine Gegenstände stehen, die für eine mehr als 10-prozentige Privatnutzung sprechen. Schädlich sind ein Bett, ein privates Bücherregal, ein Laufband oder der einzige private Kleiderschrank im Arbeitszimmer.
3Achten Sie darauf, dass das Arbeitszimmer kein Durchgangsraum ist, der ständig benutzt werden muss, um in andere Räume zu gelangen.
4Das Arbeitszimmer muss räumlich von den anderen Räumen abgetrennt sein. Ein bloßer Raumteiler genügt nicht.
5Schießen Sie jedes Jahr Fotos von Ihrem Arbeitszimmer und bewahren Sie diese bei Ihren Geschäftsunterlagen auf. Im Zweifel legen Sie diese Aufnahmen, die beweisen, dass sich in dem Arbeitszimmer keine privaten Gegenstände befinden, dem Finanzamt vor.

Tagebuch führen und Finanzamt überzeugen

Die Zweifel des Finanzamts lassen sich am besten ausräumen, in dem Sie für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten eine Art Tagebuch führen, wie das Arbeitszimmer genutzt wurde. Zeichnen Sie hierzu Folgendes auf:

Tag der Nutzung (Datum)Grund der NutzungTätigkeitsbeschreibungDauer der Nutzung
…………..…………..…………..…………..
…………..…………..…………..…………..

Führen Sie solche Aufzeichnungen, kann das Finanzamt die so nachgewiesene mindestens 90-prozentige Nutzung nicht widerlegen.

Tipp: Die neuste Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist sehr steuerzahlerfreundlich. Hat ein Unternehmer keinen Arbeitsplatz, um seinen Bürokram zu erledigen und arbeitet deshalb in seinem Arbeitszimmer zu Hause, hat er einen Anspruch auf einen Betriebsausgabenabzug. Das gilt selbst dann, wenn es nur zehn Minuten am Tag sind.

Lage des häuslichen Arbeitszimmers mit Bedacht wählen

Das Arbeitszimmer muss möglichst von der privaten Sphäre getrennt sein. Das setzt voraus, dass das häusliche Arbeitszimmer ein eigener, von den übrigen Räumen abgetrennter Raum ist. Handelt es sich bei dem Raum um ein Durchgangszimmer, gilt Folgendes:

  • Häufiger Durchgang: Muss das Arbeitszimmer immer durchquert werden, um in den Wohnbereich oder in die Küche zu kommen, ist die notwendige Trennung zur privaten Sphäre nicht erreicht. Folge: Selbst wenn alle anderen Voraussetzungen erfüllt sind, ist für einen solchen Raum der Betriebsausgabenabzug verloren.
  • Seltener Durchgang: Muss das Arbeitszimmer dagegen nur selten durchquert werden, etwa um ins Schlafzimmer zu gelangen, ist das für den Betriebsausgabenabzug rund ums häusliche Arbeitszimmer nicht schädlich.

Praxis-Tipp: In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob Handwerker für die zu Hause genutzte Arbeitsecke einen Betriebsausgabenabzug geltend machen können? Die Antwort lautet ja. Die Finanzämter erkennen Betriebsausgaben zwar grundsätzlich nur für Arbeitszimmer an, wenn es sich um abgeschlossene Räume handelt, in denen Sie keine privaten Arbeiten verrichten. Das ist bei einer Arbeitsecke leider nicht der Fall, weshalb ein Betriebsausgabenabzug abgelehnt wird (BFH, Beschluss v. 2.7.2012, Az. III B 243/11). Doch seit 2020 gilt hier die Homeoffice-Pauschale. Es dürfen für die Steuerjahre 2020 bis 2022 fünf Euro für jeden Tag, an dem ausschließlich zu Hause gearbeitet wird, maximal 600 Euro, als Betriebsausgabe steuerlich abgesetzt werden. Seit 2023 gelten neue Werte. Mehr dazu erfahren Sie am Ende dieses Praxisbeitrages.

Ab 2023 Neuregelung zum häuslichen Arbeitszimmer beachten

Liegen die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer vor und ein selbständiger Handwerker hat keinen anderen Arbeitsplatz für seine Büroarbeiten, gelten in puncto Betriebsausgabenabzug seit 1. Januar 2023 folgende neue Steuerspielregeln:

  • Als Betriebsausgaben sind pauschal mit 1.260 Euro als Betriebsausgaben abziehbar. Pauschal bedeutet: Es müssen keine Ausgaben nachgewiesen werden.
  • Nutzen mehrere Personen das häusliche Arbeitszimmer, kann jeder bei seiner Einkunftsart pauschal 1.260 Euro pro Jahr steuerlich absetzen.
  • Kleiner Wermutstropfen: Liegen die Voraussetzungen zum häuslichen Arbeitszimmer nicht volle zwölf Monate im Jahr vor, ist der pauschale Betriebsausgabenabzug von 1.260 Euro zu kürzen.

Bitten Sie um eine Überprüfung vor Ort

Lässt sich das Finanzamt nicht davon überzeugen, dass es sich bei dem genutzten Raum zu Hause um ein betriebliches Arbeitszimmer handelt, sollten Sie das Finanzamt darum bitten, sich ein Bild vor Ort zu machen. Zu verlieren haben Sie zu diesem Zeitpunkt nichts mehr. Sie können nur gewinnen, in dem Sie den Prüfer des Finanzamts vor Ort davon überzeugen, dass die Beschaffenheit und die Lage des Arbeitszimmers für einen Betriebsausgabenabzug sprechen.

Praxis-Tipp: Beantragen Sie eine beim Finanzamt dazu eine betriebsnahe Veranlagung (BNV). Das bedeutet, dass sich das Finanzamt nur um den Sachverhalt „Arbeitszimmer“ kümmert und keine umfassende Betriebsprüfung durchführt.

Keine Einschränkungen bei außerhäuslichem Arbeitszimmer

Die Einschränkungen beim Betriebsausgabenabzug gelten nur für Räume, die zum „häuslichen“ Bereich gehören. Handelt es sich jedoch um ein „außerhäusliches“ Arbeitszimmer, sind die Arbeitszimmerkosten in unbegrenzter Höhe absetzbar.

Ob separat angemietete Räume im selben Haus noch dem häuslichen Bereich zuzurechnen sind, hängt davon ab, ob durch die unmittelbare räumliche Nähe zur Privatwohnung eine innere, „häusliche“ Verbindung mit der privaten Lebenssphäre begründet wird:

Wird eine Wohnung in einem Mehrfamilienhaus, z. B. ein Ein-Zimmer-Appartement, separat angemietet und als Arbeitszimmer genutzt, gehört sie zum privaten Bereich, wenn sie an die Privatwohnung unmittelbar angrenzt (BFH-Urteil vom 26.2.2003, BStBl. 2004 II S. 69).

Der Bundesfinanzhof hat in einem anderen Fall entschieden, dass eine zusätzlich angemietete Wohnung im Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses, die vollständig als Arbeitszimmer genutzt wird, ein „außerhäusliches“ Arbeitszimmer ist. Mit der angenehmen Folge, dass die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar sind (BFH-Urteil vom 18.8.2005, VI R 39/04).

Praxis-Tipp: Aufgrund dieser Entscheidungen ist festzuhalten: Befindet sich die zusätzlich angemietete und als Arbeitszimmer genutzte Wohnung oder Räumlichkeit auf einer anderen Etage als die Privatwohnung, sind die Kosten wegen „Außerhäuslichkeit“ in unbegrenzter Höhe als Werbungskosten abziehbar.

Das gilt seit 2023 bei der Homeoffice-Pauschale

Scheitert ein Unternehmer mit seinem Antrag auf Abzug von Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer, weil der Raum auch privat mitgenutzt wurde? Dann kann seit 2020 die neue Homeoffice-Pauschale als Betriebsausgaben abgezogen werden. Abziehbar sind für die Jahre 2020 bis 2022 fünf Euro für jeden Tag, an dem ausschließlich zu Hause gearbeitet wurde, maximal 600 Euro pro Jahr. Kosten müssen keine nachgewiesen werden.Seit 1. Januar 2023 beträgt die Homeoffice-Pauschale sechs Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. In den Jahren 2020 bis 2022 gab es die Homeoffice-Pauschale nur an Tagen, an denen ein Unternehmer ausschließlich zu Hause gearbeitet hat. Seit 1. Januar 2023 gibt es die Homeoffice-Pauschale auch an Tagen, an denen ein Unternehmer teils im und teils außerhalb des Homeoffice gearbeitet hat. Voraussetzung: Er muss dem Finanzamt nachweisen, dass er für die Büroarbeiten keinen anderen Arbeitsplatz hat.