Verpflegungspauschale: Berufliche Auswärtstätigkeit von Mitarbeitern

Werden einem Mitarbeiter im Rahmen seiner beruflichen Auswärtstätigkeit steuerfreie Verpflegungspauschalen gewährt, sind einige steuerliche Besonderheiten zu beachten. Wird dem Mitarbeiter nämlich von seinem Arbeitgeber eine Mahlzeit bezahlt, müssen die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Dies ist ein typisches Prüfungsfeld mit einer hohen Fehlerquote beim Finanzamt.

Der Arbeitgeber kann einem Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungspauschalen überweisen, wenn dieser sich auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit befindet. Das ist der Fall, wenn der Mitarbeiter außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Voraussetzung für die steuerfreie Auszahlung einer Verpflegungspauschale ist zudem, dass der Mitarbeiter länger als acht Stunden außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte, also seines Arbeitsplatzes beim Arbeitgeber, tätig ist.

Ausnahme: Bei einer mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeit winkt die steuerfreie Verpflegungspauschale an den Tagen der An- und Abreise, unabhängig von der Dauer. Folgende Verpflegungspauschalen darf der Arbeitgeber bei einer Geschäftsreise im Inland steuerfrei überweisen:

Praxis-Tipp: Zahlt der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale nicht steuerfrei an den Mitarbeiter aus, kann der Mitarbeiter sie als Werbungskosten geltend machen. Dies ist über Eintragungen in der Anlage „N“ zur Einkommensteuererklärung möglich. Beides nebeneinander ist leider nicht möglich. Das bedeutet im Klartext: Wird die Verpflegungspauschale vom Arbeitgeber steuerfrei überwiesen, ist der Werbungskostenabzug der Verpflegungspauschale tabu.

Wann liegt eigentlich eine berufliche Auswärtstätigkeit vor?

Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn ein Mitarbeiter:

• außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte eine berufliche Fortbildung besucht,
• mehrere Tage, Wochen oder Monate auf einer auswärtigen Baustelle eingesetzt ist oder
• als Handwerker den ganzen Tag von Kunde zu Kunde fährt und dort Reparatur- oder Wartungsarbeiten erbringt.

Anreisetag bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit oder bei einer eintägigen beruflichen Tätigkeit außerhalb von Zuhause und der ersten Tätigkeitsstätte, die länger als acht Stunden dauert.	14 Euro
Zwischentage bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit	28 Euro
Abreisetag bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit	14 Euro

Tabu: 3-Monatsgrenze beachten

Wenn ein Mitarbeiter drei Monate am Stück auf derselben auswärtigen Baustelle eingesetzt ist, hat er nach Ablauf dieser drei Monate bedauerlicherweise keinen Anspruch mehr auf die steuerfreie Verpflegungspauschale beziehungsweise auf den Werbungskostenabzug.

Besonderheit: Wird eine länger andauernde berufliche Auswärtstätigkeit an demselben Ort um mindestens vier Wochen unterbrochen – beispielsweise wegen Urlaub, Erkrankung, Fortbildung oder Versetzung an einen anderen Standort – beginnt eine neue Dreimonatsfrist. Während dieser Zeit hat der Mitarbeiter wieder Anspruch auf die Verpflegungspauschale.

Sonderfall: Kürzung der Verpflegungspauschale

Jetzt zu einem Thema, dass häufig zu Diskussionen mit dem Finanzamt und zu unangenehmen Lohnsteuernachzahlungen führen kann. Denn zahlt der Arbeitgeber einem Mitarbeiter an einem Tag eine steuerfreie Verpflegungspauschale aus und stellt ihm am selben Tag eine oder mehrere Mahlzeiten zur Verfügung, dann muss die steuerfreie Verpflegungspauschale gekürzt werden.

Die Kürzung der Verpflegungspauschale wird von der vollen Verpflegungspauschale (28 Euro) berechnet und beträgt:

• 20 Prozent für ein unentgeltlich vom Arbeitgeber gewährtes Frühstück und
• jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen

Wichtig: Selbst wenn einem Arbeitnehmer nur eine Verpflegungspauschale von 14 Euro zusteht, beträgt die Kürzung für ein gewährtes Frühstück nicht nur 2,80 Euro (20 Prozent von 14 Euro), sondern 5,60 Euro (20 Prozent von 28 Euro). Das lässt sich dem Gesetzestext und vor allem einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen (BMF, Schreiben v. 25.11.2020, Az. IV C 5 – S 2353/19/10011:006).

Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält für Tage, an denen er sich auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit befindet, vom Arbeitgeber die Verpflegungspauschale steuerfrei erstattet. Ist der Chef mit von der Partie und lädt seinen Mitarbeiter zum Mittagessen ein, dann darf die steuerfrei erstattete Verpflegungspauschale nur noch 2,80 Euro betragen (Kürzungsbetrag: 28 Euro x 40 Prozent = 11,20 Euro; Verpflegungspauschale 14 Euro – 11,20 Euro).