Weihnachtsfeier und Co.: So sparen Sie Steuern

Weihnachtsfeier schon geplant? Auch ans Finanzamt gedacht? Vorsicht: Bei einer Weihnachtsfeier greifen die strengen steuerlichen Regelungen zur Betriebsveranstaltung. Doch man kann auch Steuern sparen.

Bei der Weihnachtsfeier sitzt ein ungebetener Gast mit am Tisch. Die Rede ist vom Finanzamt. Denn bei einer Weihnachtsfeier greifen die strengen steuerlichen Regelungen zur Betriebsveranstaltung. Das bedeutet: Liegen die Kosten der Weihnachtsfeier für einen Arbeitnehmer über 110 Euro, drohen nachteilige lohnsteuerliche und umsatzsteuerliche Konsequenzen. Was bei der Weihnachtsfeier steuerlich zu beachten ist, erfahren Sie in den folgenden Passagen.

Sind die Kosten für die Weihnachtsfeier für einen Arbeitnehmer zu hoch, muss der Arbeitgeber Lohnsteuer abführen und der Vorsteuerabzug kann verloren gehen. Das ist immer dann der Fall, wenn die Pro-Kopf-Kosten der teilnehmenden Arbeitnehmer mehr als 110 Euro betragen. Bei dieser 110-Euro-Höchstgrenze handelt es sich um einen Bruttowert.

Je nachdem, ob der Arbeitgeber die Lohnsteuer oder die Vorsteuer ermittelt, gelten folgende Grundsätze (BMF, Schreiben v. 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001):

• Lohnsteuer: Bei der Lohnsteuer ist der 110-Euro-Höchstbetrag ein Freibetrag. Das bedeutet: Liegen die Kosten je Arbeitnehmer bei 130 Euro, muss der Arbeitgeber für die übersteigenden 20 Euro Lohnsteuer ans Finanzamt abführen.
• Umsatzsteuer: Bei der Umsatzsteuer handelt es sich bei dem Höchstbetrag von 110 Euro um eine Freigrenze. Überschreiten die Kosten für einen Teilnehmer als den Höchstbetrag von 110 Euro, entfällt der Vorsteuerabzug für die gesamten Aufwendungen für diesen Teilnehmer.

Weihnachtsfeier und Steuern: Folgen bei Überschreitung der 110-Euro-Grenze

Bei Ermittlung der Kosten je Teilnehmer werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der teilnehmenden Gäste (nicht der eingeladenen Gäste!) geteilt. Dürfen Arbeitnehmer eine Begleitperson zur Weihnachtsfeier mitbringen, werden ihnen die Kosten dieser Begleitperson zugerechnet.

Beispiel: Die Kosten je Teilnehmer an der Weihnachtsfeier betragen 80 Euro. Von den 20 geladenen Arbeitnehmern bringen 18 Mitarbeiter eine Begleitperson mit.

Folge: Da die Teilnahmekosten für diese 18 Mitarbeiter jeweils 160 Euro betragen, werden 50 Euro als Arbeitslohn betrachtet, für den Lohnsteuer abzuführen ist. Der Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen dieser 18 Mitarbeiter entfällt komplett.

So wird die 110-Euro-Grenze ermittelt

Um steuerlich auf Nummer Sicher zu gehen und den Wegfall des Vorsteuerabzugs und die Fälligkeit von Lohnsteuer zu verhindern, sollten Betriebsinhaber die Feier so durchkalkulieren, dass die Teilnehmer unter der 110-Euro-Grenze bleiben.

Beispiel: Sie mieten für die Weihnachtsfeier ein Ritteressen. Die Saalmiete beträgt 1.000 Euro, Speisen und Getränke 3.000 Euro und eine Minne-Sängerin 500 Euro. Zu der Veranstaltung sind 80 Gäste eingeladen. 25 Arbeitnehmer bringen jeweils eine Begleitperson mit.

So rechnet das Finanzamt: Das Finanzamt geht derzeit von Gesamtkosten von 4.500 Euro und von Pro-Kopf-Kosten je Teilnehmer von 56 Euro aus (4.500 Euro : 80 Teilnehmer). Es rechnet die Kosten für die Begleitperson dem Arbeitnehmer zu. Das führt dazu, dass die Pro-Kopf-Kosten für die 25 Arbeitnehmer mit Begleitung bei 112 Euro liegen. Für die auf diese Arbeitnehmer entfallenden Kosten wird Lohnsteuer fällig und der Vorsteuerabzug ist verloren.

Praxis-Tipp: In dem BMF-Schreiben v. 14.10.2015 finden Sie auch Hinweise, welche Kosten in die Gesamtkosten der Weihnachtsfeier zur Ermittlung der 110-Euro-Grenze einzubeziehen sind. Liegen die kalkulierten Kosten über der 110-Euro-Höchstgrenze, sollten Sie klären, ob wirklich alle erfassten Aufwendungen zu den Gesamtaufwendungen rechnen. Rechnerische Selbstkosten (anteilige Lohnaufwendungen für eigene Mitarbeiter, die mit der Organisation der Feier tätig werden, Kosten für Heizung und Wasser in den eigenen Räumlichkeiten) gehören beispielsweise nicht in den Gesamtbetrag der Aufwendungen für die Weihnachtsfeier.

Weihnachtsfeier und Steuern sparen: Musterprozess nutzen

Bei einer Lohnsteuerprüfung des Finanzamts erleben viele Arbeitgeber oftmals eine böse Überraschung. Und zwar dann, wenn von den geladenen Gästen viel Gäste die Weihnachtsfeier absagen. Denn das Finanzamt und der Bundesfinanzhof gehen bei Ermittlung der 110-Euro-Grenze von den tatsächlich feiernden Gästen und nicht von den geladenen Gästen aus.

Beispiel: Sie laden 40 Gäste zur Weihnachtsfeier ein. Für Catering und Band fallen 4.200 Euro. Wegen einer Grippewelle nehmen nur 30 Gäste an der Feier teil.

	So rechnet das Finanzamt	So rechnen Sie
Kosten für Feier	4.200 Euro	4.200 Euro
Kosten je Teilnehmer	140 Euro (4.200 Euro : 30 Gäste)	105 Euro (4.200 Euro : 40 Gäste)
Lohnsteuer	Ja	Nein
Vorsteuererstattung	Nein	ja

Gegen nachteilige Lohnsteuerhaftungsbescheide nach einer Lohnsteuerprüfung sollten Arbeitgeber Einspruch einlegen und mit Hinweis auf einen Musterprozess zu dieser Angelegenheit ein Ruhen des Verfahrens beantragen (BVerfG, Az. 2 BvR 1443/21)

Weitere beliebte Steuertipps für die Weihnachtszeit

Private Geschenke: Beschenken Sie Kunden oder Geschäftsfreunde zur Weihnachtszeit, achten Sie darauf, dass die Geschenkaufwendungen nur bis zu einem Nettobetrag von 35 Euro pro Jahr und Empfänger als Betriebsausgaben abgezogen werden dürfen. Bei Überschreitung der 35-Euro-Grenze kippen der Betriebsausgaben- sowie der Vorsteuerabzug.

Betriebliche Geschenke: Kann der beschenkte Kunde oder Geschäftspartner sein Präsent ausschließlich betrieblich nutzen (z.B. Werkzeug), dürfen die Kosten auch dann gewinnmindernd verbucht werden, wenn die Kosten über dem Nettobetrag von 35 Euro liegen.

Rabatte: Zur Mitarbeiter-Motivation können Sie Ihren Mitarbeitern zur Weihnachtszeit einen 100 Prozent-Rabatt auf Waren und Dienstleistungen gewähren. Bei Zuwendungen bis zu 1.080 Euro pro Jahr muss der Arbeitnehmer für diesen Vorteil weder Lohnsteuer noch Sozialabgaben bezahlen.

Gutscheine: Verkaufen Sie in der Weihnachtzeit doch mal Geschenkgutscheine. Auf den Gewinn wirkt sich der Gutscheinverkauf erst aus, wenn der gekaufte Gutschein (ggf. nächstes Jahr) eingelöst wird.

Handwerker-Bonus: Machen Sie doch Werbung mit dem Handwerkerbonus. Um die Weihnachtszeit haben die meisten potentiellen Kunden mehr Geld auf dem Konto und erteilen vielleicht einen Auftrag, um mit der Steueranrechnung für Handwerkerleistungen von 20 Prozent der Arbeitsleistung, maximal 1.200 Euro pro Jahr, die Steuerlast noch gezielt drücken zu können.

Lohnsteuerfreibetrag: Beliebt ist auch die Beantragung eines Lohnsteuerfreibetrags. Das ist bis 30. November möglich. Hier melden Arbeitnehmer dem Finanzamt schon jetzt sämtliche Werbungskosten des Jahres. Das Finanzamt gewährt einen Lohnsteuerfreibetrag, der bei Ermittlung des Dezembergehalts zum Einsatz kommt. Folge: Weniger Lohnsteuer und somit ein höheres Dezember-Nettogehalt.