Befindet sich im Betriebsvermögen einer GmbH ein Firmenwagen und ist der GmbH-Gesellschafter zu mehr als 50 Prozent an der GmbH beteiligt, ruft das meist das Finanzamt auf den Plan. Ein Verhaltens-Knigge für beherrschende GmbH-Gesellschafter.
Befindet sich im Betriebsvermögen einer GmbH ein Firmenwagen und ist der Gesellschafter-Geschäftsführer entweder zu 100 Prozent oder beherrschend an der GmbH beteiligt (= Beteiligung mehr als 50 Prozent), unterstellt das Finanzamt automatisch, dass der GmbH-Gesellschafter den Pkw auch privat nutzt. In diesem Fall muss entweder lohnsteuerlich ein geldwerter Vorteil versteuert werden oder es liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor. Bei einer verdeckten Gewinnausschüttung wird ein Privatnutzungsanteil ermittelt und dem zu versteuernden Einkommen der GmbH wieder hinzugerechnet. Der Gesellschafter der GmbH muss in Höhe dieser verdeckten Gewinnausschüttung Kapitalerträge versteuern.
Praxis-Tipp: In der Praxis versuchen beherrschende GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer die Versteuerung des Privatnutzungsanteils für die Nutzung des GmbH-Pkws zu vermeiden, in dem die GmbH ein Privatnutzungsverbot ausspricht. Doch in einem aktuellen Urteil hat das Finanzgericht klargestellt, dass ein solches Privatnutzungsverbot bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer weltfremd erscheint (FG Köln, Urteil v. 8. Dezember 2022, Az. 13 K 1001/19).
In dem Urteilsfall beim Finanzgericht Köln durfte ein zu 100 Prozent an der GmbH beteiligter Gesellschafter-Geschäftsführer einen Firmenwagen (Porsche Cayenne) für betriebliche Zwecke nutzen. Die GmbH sprach jedoch ein Privatnutzungsverbot für diesen Firmenwagen aus. Ein Fahrtenbuch wurde nicht geführt. Die GmbH erfasste bei der Lohnabrechnung keinen geldwerten Vorteil. Im Privatvermögen nutzte der Alleingesellschafter-Geschäftsführer einen Porsche Boxster Cabriolet.
Das Finanzamt setzte dagegen eine verdeckte Gewinnausschüttung in Höhe des Privatnutzungsanteils an, weil der Anscheinsbeweis gegen eine fehlende Privatnutzung spricht. Die Höhe der verdeckten Gewinnausschüttung ermittelte das Finanzamt nach lohnsteuerlichen Grundsätzen. Der Privatnutzungsanteil wurde nach der so genannten Ein-Prozent-Regelung ermittelt.
Während bei Vertragsbeziehungen zwischen fremden Dritten normalerweise von einem gewissen Interessengegensatz auszugehen ist, liegt bei Vertragsbeziehungen zwischen Kapitalgesellschaft und ihrem beherrschenden Gesellschafter üblicherweise ein Interessengleichlauf vor. Es wäre weltfremd anzunehmen, dass es in Punkto Firmenwagen nie zu einer Vermischung privater und betrieblicher Fahrten kommt. Ein rein vertragliches Verbot zur privaten Firmenwagennutzung ist hier nicht für einen Anscheinsbeweis ausreichend. Vielmehr kommt es zu einer Umkehrung: Es gilt der Anscheinsbeweis, dass ein zur Verfügung gestellter Firmenwagen von einem Alleingesellschafter auch privat genutzt wird. Und deshalb ist hier stets eine verdeckte Gewinnausschüttung anzunehmen.
Dass der Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH privat ein Fahrzeug nutzt, das vergleichbar mit dem Firmenwagen ist, ändert an dieser strengen Sichtweise des Finanzamts und des Finanzgerichts leider nichts.
Beherrschende GmbH-Gesellschafter haben nun zwei Möglichkeiten, um eine verdeckte Gewinnausschüttung zu vermeiden oder um die verdeckte Gewinnausschüttung betragsmäßig so klein wie möglich zu halten. Gemeint ist folgende Vorgehensweise:
Fahrtenbuch: Es wird für sämtliche Fahrzeuge der GmbH ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch geführt. Das erfordert viel Disziplin. Doch wird der Firmenwagen der GmbH tatsächlich ausschließlich betrieblich genutzt, fällt keine verdeckte Gewinnausschüttung an oder die verdeckte Gewinnausschüttung fällt bei gelegentlichen Privatfahrten deutlich niedriger aus als bei Ermittlung des Privatnutzungsanteils nach der Ein-Prozent-Regelung. Privat-Pkw: Alternativ kann es Sinn machen, dass die GmbH überhaupt keinen Firmenwagen mehr hat. Werden die betrieblichen Fahrten mit dem Privat-Pkw durchgeführt, kann der GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer die tatsächlichen Pkw-Kosten von der GmbH lohnsteuerlich steuerfrei erstattet bekommen. Wird kein Fahrtenbuch geführt, dürfen pauschal 30 Cent für jeden betrieblich zurückgelegten Kilometer steuerfrei erstattet werden.
Steuerabzug: So muss das Arbeitszimmer aussehenWer sein Arbeitszimmer bei der Steuer geltend machen möchte, muss einige Voraussetzungen beachten. Private Nutzung ist nur in geringem Umfang erlaubt, weshalb man das Zimmer fotografieren und ein Tagebuch führen sollte. Wie das Zimmer aussehen muss und wie viel Geld pro Tag abgesetzt werden darf: Die wichtigsten Steuer-Tipps zum Arbeitszimmer.
Damit Sie überhaupt einen Cent der Kosten des häuslichen Arbeitszimmers als Betriebsausgaben verbuchen können, müssen Sie nachweisen können, dass das Arbeitszimmer nahezu ausschließlich betrieblich genutzt wird.
Praxis-Tipp: Eine nahezu ausschließlich betriebliche Nutzung des Arbeitszimmers liegt vor, wenn Sie den Raum zu Hause mindestens zu 90 Prozent betrieblich nutzen. Bei Unterschreitung dieser Grenze, lässt das Finanzamt keinen Betriebsausgabenabzug zu. Auch nicht anteilig.
Die mindestens 90-prozentige betriebliche Nutzung können Sie gegenüber dem Finanzamt durch folgende Nachweise und schriftliche Stellungnahmen glaubhaft machen:
| 1 | Führen Sie für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten eine Art Tagebuch und halten Sie fest, zu welcher Zeit das Arbeitszimmer betrieblich, privat oder gar nicht genutzt wurde. Beträgt die Privatnutzung nicht mehr als zehn Prozent, steht dem Betriebsausgabenabzug für das häusliche Arbeitszimmer nichts im Weg. |
| 2 | Achten Sie darauf, dass in Ihrem häuslichen Arbeitszimmer keine Gegenstände stehen, die für eine mehr als 10-prozentige Privatnutzung sprechen. Schädlich sind ein Bett, ein privates Bücherregal, ein Laufband oder der einzige private Kleiderschrank im Arbeitszimmer. |
| 3 | Achten Sie darauf, dass das Arbeitszimmer kein Durchgangsraum ist, der ständig benutzt werden muss, um in andere Räume zu gelangen. |
| 4 | Das Arbeitszimmer muss räumlich von den anderen Räumen abgetrennt sein. Ein bloßer Raumteiler genügt nicht. |
| 5 | Schießen Sie jedes Jahr Fotos von Ihrem Arbeitszimmer und bewahren Sie diese bei Ihren Geschäftsunterlagen auf. Im Zweifel legen Sie diese Aufnahmen, die beweisen, dass sich in dem Arbeitszimmer keine privaten Gegenstände befinden, dem Finanzamt vor. |
Die Zweifel des Finanzamts lassen sich am besten ausräumen, in dem Sie für einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten eine Art Tagebuch führen, wie das Arbeitszimmer genutzt wurde. Zeichnen Sie hierzu Folgendes auf:
| Tag der Nutzung (Datum) | Grund der Nutzung | Tätigkeitsbeschreibung | Dauer der Nutzung |
| ………….. | ………….. | ………….. | ………….. |
| ………….. | ………….. | ………….. | ………….. |
Führen Sie solche Aufzeichnungen, kann das Finanzamt die so nachgewiesene mindestens 90-prozentige Nutzung nicht widerlegen.
Tipp: Die neuste Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs ist sehr steuerzahlerfreundlich. Hat ein Unternehmer keinen Arbeitsplatz, um seinen Bürokram zu erledigen und arbeitet deshalb in seinem Arbeitszimmer zu Hause, hat er einen Anspruch auf einen Betriebsausgabenabzug. Das gilt selbst dann, wenn es nur zehn Minuten am Tag sind.
Das Arbeitszimmer muss möglichst von der privaten Sphäre getrennt sein. Das setzt voraus, dass das häusliche Arbeitszimmer ein eigener, von den übrigen Räumen abgetrennter Raum ist. Handelt es sich bei dem Raum um ein Durchgangszimmer, gilt Folgendes:
Praxis-Tipp: In der Praxis stellt sich häufig die Frage, ob Handwerker für die zu Hause genutzte Arbeitsecke einen Betriebsausgabenabzug geltend machen können? Die Antwort lautet ja. Die Finanzämter erkennen Betriebsausgaben zwar grundsätzlich nur für Arbeitszimmer an, wenn es sich um abgeschlossene Räume handelt, in denen Sie keine privaten Arbeiten verrichten. Das ist bei einer Arbeitsecke leider nicht der Fall, weshalb ein Betriebsausgabenabzug abgelehnt wird (BFH, Beschluss v. 2.7.2012, Az. III B 243/11). Doch seit 2020 gilt hier die Homeoffice-Pauschale. Es dürfen für die Steuerjahre 2020 bis 2022 fünf Euro für jeden Tag, an dem ausschließlich zu Hause gearbeitet wird, maximal 600 Euro, als Betriebsausgabe steuerlich abgesetzt werden. Seit 2023 gelten neue Werte. Mehr dazu erfahren Sie am Ende dieses Praxisbeitrages.
Liegen die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer vor und ein selbständiger Handwerker hat keinen anderen Arbeitsplatz für seine Büroarbeiten, gelten in puncto Betriebsausgabenabzug seit 1. Januar 2023 folgende neue Steuerspielregeln:
Lässt sich das Finanzamt nicht davon überzeugen, dass es sich bei dem genutzten Raum zu Hause um ein betriebliches Arbeitszimmer handelt, sollten Sie das Finanzamt darum bitten, sich ein Bild vor Ort zu machen. Zu verlieren haben Sie zu diesem Zeitpunkt nichts mehr. Sie können nur gewinnen, in dem Sie den Prüfer des Finanzamts vor Ort davon überzeugen, dass die Beschaffenheit und die Lage des Arbeitszimmers für einen Betriebsausgabenabzug sprechen.
Praxis-Tipp: Beantragen Sie eine beim Finanzamt dazu eine betriebsnahe Veranlagung (BNV). Das bedeutet, dass sich das Finanzamt nur um den Sachverhalt „Arbeitszimmer“ kümmert und keine umfassende Betriebsprüfung durchführt.
Die Einschränkungen beim Betriebsausgabenabzug gelten nur für Räume, die zum „häuslichen“ Bereich gehören. Handelt es sich jedoch um ein „außerhäusliches“ Arbeitszimmer, sind die Arbeitszimmerkosten in unbegrenzter Höhe absetzbar.
Ob separat angemietete Räume im selben Haus noch dem häuslichen Bereich zuzurechnen sind, hängt davon ab, ob durch die unmittelbare räumliche Nähe zur Privatwohnung eine innere, „häusliche“ Verbindung mit der privaten Lebenssphäre begründet wird:
Wird eine Wohnung in einem Mehrfamilienhaus, z. B. ein Ein-Zimmer-Appartement, separat angemietet und als Arbeitszimmer genutzt, gehört sie zum privaten Bereich, wenn sie an die Privatwohnung unmittelbar angrenzt (BFH-Urteil vom 26.2.2003, BStBl. 2004 II S. 69).
Der Bundesfinanzhof hat in einem anderen Fall entschieden, dass eine zusätzlich angemietete Wohnung im Dachgeschoss eines Mehrfamilienhauses, die vollständig als Arbeitszimmer genutzt wird, ein „außerhäusliches“ Arbeitszimmer ist. Mit der angenehmen Folge, dass die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar sind (BFH-Urteil vom 18.8.2005, VI R 39/04).
Praxis-Tipp: Aufgrund dieser Entscheidungen ist festzuhalten: Befindet sich die zusätzlich angemietete und als Arbeitszimmer genutzte Wohnung oder Räumlichkeit auf einer anderen Etage als die Privatwohnung, sind die Kosten wegen „Außerhäuslichkeit“ in unbegrenzter Höhe als Werbungskosten abziehbar.
Scheitert ein Unternehmer mit seinem Antrag auf Abzug von Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer, weil der Raum auch privat mitgenutzt wurde? Dann kann seit 2020 die neue Homeoffice-Pauschale als Betriebsausgaben abgezogen werden. Abziehbar sind für die Jahre 2020 bis 2022 fünf Euro für jeden Tag, an dem ausschließlich zu Hause gearbeitet wurde, maximal 600 Euro pro Jahr. Kosten müssen keine nachgewiesen werden.Seit 1. Januar 2023 beträgt die Homeoffice-Pauschale sechs Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr. In den Jahren 2020 bis 2022 gab es die Homeoffice-Pauschale nur an Tagen, an denen ein Unternehmer ausschließlich zu Hause gearbeitet hat. Seit 1. Januar 2023 gibt es die Homeoffice-Pauschale auch an Tagen, an denen ein Unternehmer teils im und teils außerhalb des Homeoffice gearbeitet hat. Voraussetzung: Er muss dem Finanzamt nachweisen, dass er für die Büroarbeiten keinen anderen Arbeitsplatz hat.