Beim elektronischen Fahrtenbuch kommt es immer wieder zu Kontrollen und zu Streitfällen. Eine wichtige Rolle spielen zum Beispiel die zeitnahe Aufzeichnung der Fahrten und relevante Notizzettel. Alle Details zu einem Urteil des Finanzgerichts Düsseldorf.
Führt ein Selbständiger für seinen Firmenwagen ein Fahrtenbuch und ermittelt den zu versteuernden Betrag für Privatfahrten anhand dieser Aufzeichnungen, sind Prüfer und Sachbearbeiter in den Finanzämtern in der Regel misstrauisch. Werden die vorgegebenen Spielregeln beim Führen des Fahrtenbuchs nicht erfüllt, wird das Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam eingestuft und der zu versteuernde Privatanteil wird nach der Ein-Prozent-Regelung ermittelt oder schlimmstenfalls geschätzt.
In einem Streitfall vor dem Finanzgericht Düsseldorf wurden nun die Steuerspielregeln für ein elektronisches Fahrtenbuch überprüft. Leider haben die Richter das Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam eingestuft (FG Düsseldorf, Urteil vom 24. November 2023, Az. 3 K 1887/22). Hier die Gründe, warum ein elektronisches Fahrtenbuch steuerlich unwirksam sein kann:
Sind im elektronischen Fahrtenbuch nachträgliche Änderungen möglich, müssen diese Änderungen in einer Datei protokolliert werden. Diese Datei ist aufzubewahren. Ohne Protokollierung nachträglicher Änderungen liegt keine geschlossene Form des Fahrtenbuchs vor.
Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch sind zeitnah zu führen. In dem Streitfall wurden die Fahrten aufgrund von Notizzetteln zweimal im Monat ins elektronische Fahrtenbuch eingetragen. Die Notizzettel wurden danach entsorgt. Hier liegt ein Verstoß gegen die Pflicht der zeitnahen Führung des Fahrtenbuchs vor.
Die Notizzettel mit den Angaben zu Fahrten und zum Grund der Fahrt stellen wichtige Ursprungsaufzeichnungen dar, die nach Ansicht der Finanzrichter aufbewahrungspflichtig sind. Ohne Notizzettel können die Eintragungen nicht auf Richtigkeit überprüft werden.
Steuertipp: Plant ein selbständiger Unternehmer den Einsatz elektronischer Fahrtenbücher für die Fahrzeuge seines Betriebs, sollte er am besten das Gespräch mit seinem Steuerberater führen. Dieser hat wohl die umfangreichste Erfahrung, welche elektronischen Fahrtenbücher steuerlich vom Finanzamt anerkannt werden und welche elektronischen Fahrtenbücher in den Augen des Finanzamts durchfallen