Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist jetzt Pflicht

Bei vielen Arbeitgebern klingelt spätestens alle vier Jahre die Rentenversicherung zur Betriebsprüfung. In jüngster Zeit wird in diesem Zusammenhang immer häufiger über die „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ berichtet. Was es damit auf sich hat – und wie sich Arbeitgeber vorbereiten oder befreien lassen können.

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung gibt es schon länger, genau gesagt seit dem Jahr 2014. Bei dieser Art der Betriebsprüfung stellt der Arbeitgeber dem Prüfer die Unterlagen zur Entgeltabrechnung in elektronischer Form und nicht in Papierform zur Verfügung.

Bislang war die Teilnahme an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung freiwillig. Zum 1. Januar 2023 wurde mit dem „Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze“ (7. SGB IV-ÄndG) die Freiwilligkeit jedoch abgeschafft. Nun besteht grundsätzlich die Verpflichtung, die prüfungsrelevanten Daten in elektronisch auswertbarer Form bereitzustellen – unabhängig von der Betriebsgröße. Der Umfang der zu prüfenden Daten und Unterlagen bleibt gleich, nur die Form der einzureichenden Unterlagen ändert sich.

Effizienterer Prüfungsablauf für Rentenversicherung und Arbeitgeber

Für die Rentenversicherungsträger bietet die elektronisch unterstütze Betriebsprüfung den Vorteil, dass die zur Verfügung gestellten Daten mithilfe spezieller Prüfsoftware automatisiert und schneller geprüft und die Feststellungen dann vom Prüfer weiterverarbeitet werden können. Die für die Prüfung relevanten Daten der Finanzbuchhaltung müssen übrigens momentan noch nicht verpflichtend in elektronischer Form weitergegeben werden.

Auch für Arbeitgeber hat die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung Vorteile. Die Vorbereitungsarbeiten können minimiert werden, da Betriebe keine Unterlagen in Papierform mehr im Vorfeld einer angekündigten Betriebsprüfung zusammenstellen müssen. Auch nach Prüfungsabschluss können die Ergebnisse effizienter verarbeitet werden, denn auch das Ergebnis der Prüfung wird zusätzlich zur postalischen Übermittlung elektronisch zugestellt. Etwaige Meldekorrekturen können zudem in elektronischer Form an die Arbeitgeber zurückgeschickt werden, sodass eine manuelle Einarbeitung von Korrekturen zukünftig entfallen kann.

Prüfung vor Ort wird seltener

Ob zukünftig mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung eine Prüfung vor Ort gänzlich entfällt, ist abhängig davon, ob der Prüfer zu den vorgelegten Daten noch Rückfragen hat, unplausible Feststellungen gemacht hat, die er gerne vor Ort klären möchte, oder die Finanzbuchhaltungsunterlagen in Papierform sichten muss.

Vorbereitung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung

Die vom Prüfer geforderten Unterlagen müssen in einem bestimmten Dateiformat mithilfe des Moduls „euBP“ über ein Online-Verfahren an den Kommunikationsserver der Datenstelle der Rentenversicherung weitergeleitet werden. In der Prüfungsankündigung wird den Betrieben dabei eine Übermittlungsfrist genannt. Die Datenbereitstellung auf DVDs, CDs oder USB-Sticks ist aus Datensicherheitsgründen nicht möglich. Arbeitgeber sollten also bereits vorab unbedingt prüfen, ob ihr Abrechnungsprogramm die Datensätze im geforderten Datenformat im Onlineverfahren ausgeben und übermitteln kann. Jedes Abrechnungsdokument soll dabei in einer separaten Datei an die Prüfstelle übermittelt werden. Akzeptiert werden Abrechnungen in PDF-Dateien sowie in Bilddateien mit den Formaten PNG, TIFF, JPEG und BMP.

Ergänzende Unterlagen zur Entgeltabrechnung wie zum Beispiel Geburtsnachweise sind bereits für seit dem 1. Januar 2022 entstandene Tatbestände und Ereignisse ebenfalls in elektronischer Form vorzuhalten. Auch hier gilt, dass jedes Dokument in einer separaten Datei zur Verfügung gestellt werden muss.  

Etwas aufwändiger sind Erklärungen und Anträge, die der Arbeitnehmer selbst unterschreiben muss – wie zum Beispiel der Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht. Diese müssen bei Vorlage in elektronischer Form eine qualifizierte elektronische Signatur tragen, die entweder der Arbeitnehmer bereits seinem elektronisch beigebrachten Dokument beigefügt hat oder die Arbeitgeber mit einer fortgeschrittenen Signatur bei der Digitalisierung des Dokuments anbringen. Diese Signaturen ersetzen sozusagen die handschriftliche Unterschrift. Ohne die Signaturen müssen zusätzlich zu den elektronischen Dokumenten die Papierdokumente aufbewahrt werden.

Bei der Speicherung der Unterlagen sind die Grundsätze der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einzuhalten, soweit keine abweichenden sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen vorliegen. Arbeitgeber sollten auch unbedingt die Regelungen zur Vergabe der Dateinamen beachten. Jede Datei darf maximal eine Länge von 64 Zeichen aufweisen und keine Sonderzeichen, Umlaute oder Leerzeichen enthalten.

Sobald die Daten bei der Rentenversicherung eingehen, erhalten Arbeitgeber eine Annahmequittung und der Prüfer kann loslegen.

Antrag auf Befreiung von der elektronischen Vorlage

Möchten Arbeitgeber die Daten momentan noch nicht elektronisch, sondern weiterhin in Papierform einreichen, haben sie derzeit noch die Möglichkeit, sich von der Pflicht zur Vorlage elektronischer Daten zur Betriebsprüfung befreien zu lassen. Hierfür müssen Betriebe einen formlosen Antrag bei der Prüfungsstelle ihrer Rentenversicherung stellen. Diese kann dann auf die elektronische Einreichung verzichten. Die Befreiung ist nur maximal für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 möglich. Spätestens dann ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung wirklich verpflichtend.